L'octroi participatif de subventions est devenu une approche de plus en plus populaire dans le secteur du financement. Fenomenal Funds a adopté une approche unique de subvention participative, en créant une occasion unique pour les fondations privées et les fonds de femmes d'apprendre à se connaître, d'apprendre les uns des autres et de trouver comment exercer un pouvoir égal dans un processus de prise de décision.
Le comité consultatif, composé de cinq fonds de femmes, de deux représentants de fondations et d'un membre du secrétariat de Prospera, a conçu et guidé le labo de collaboration. Il s'est concentré sur l'autodétermination, en créant des phases d'exploration (découvrir), de co-création (définir) et de finalisation (affiner). Leur processus comprenait une vision collective et un travail en binôme, aboutissant à l'octroi de subventions non compétitives. Chaque groupe de collaboration ayant élaboré un plan conforme aux objectifs a reçu un financement, ce qui a permis de promouvoir la solidarité plutôt que la concurrence.
Le labo de collaboration a impliqué un engagement continu entre les fonds de femmes, les facilitatrices, le comité consultatif, le comité directeur et Fenomenal Funds. Les facilitatrices ont fourni un espace et un retour d'information, tandis que les fonds de femmes ont co-créé leurs visions et leurs plans, en donnant un retour d'information à chaque phase. Fenomenal Funds a apporté son soutien en matière de coordination et de documentation. Lorsque les fonds de femmes ont eu besoin de plus de temps, le délai est passé de trois semaines à trois mois. Ils ont permis aux fonds de rejoindre jusqu'à deux groupes et ont laissé les groupes en dessous du seuil continuer. En fin de compte, le comité consultatif a recommandé, et le comité de pilotage a accepté de financer intégralement les 13 groupes de collaboration.
Contrairement aux demandes de subvention habituelles, Fenomenal Funds a élaboré et partagé un guide pour le plan de collaboration et le processus d'évaluation. Ce processus a mis l'accent sur le soutien et la connexion plutôt que sur le jugement et la concurrence. Le comité consultatif a posé des questions de réflexion, offert des suggestions et soulevé des préoccupations qui mériteraient d'être examinées plus en détail. Les fonds pour les femmes avaient l'autonomie de décider si, quand et comment utiliser ces données. Elles avaient le pouvoir de décider.