Deux collaborations visaient à améliorer l'octroi de subventions en systématisant les processus grâce à l'utilisation d'un logiciel en cloud spécialisé dans la gestion de la relation client. Le Fonds global pour les femmes (Global Fund for Women), conjointement avec le Secrétariat du Réseau international de fonds pour les femmes Prospera, a développé le système open-source visant à aider les fonds pour les femmes à rendre l’octroi de subventions et l’analyse de données plus efficaces et plus accessibles. Au départ, ce groupe a été constitué comme une grande collaboration, mais les discussions qui ont eu lieu lors des premières réunions ont montré la nécessité de diviser le groupe en fonction des besoins de ses membres et de leur connaissance du sujet. Deux collaborations ont ainsi vu le jour :
1.La collaboration émergente : Bulgarian Fund for Women, Taso Foundation, Women Fund Tanzania Trust et Fonds pour les femmes Z.
2.
Impact : Satisfaire à l'objectif de mieux servir les mouvements
Grâce à ces deux groupes de collaboration, les fonds ont fait état d'améliorations majeures dans les domaines suivants :
- Amélioration de l'efficacité dans l’octroi de subventions
- En simplilfiant la gestion des subventions et en normalisant les données, les participant·es ont instauré des processus plus efficaces, offrant ainsi un meilleur service aux mouvements.
- Le Fonds égalité a perfectionné le logiciel de gestion des données, ce qui a permis d'améliorer le travail du comité consultatif global ainsi que la sécurité des données, les rapports et l'analyse.
- Fondo Semillas a bénéficié de pratiques partagées et souligné l'importance de fournir une documentation dans la langue de son équipe afin de favoriser les changements culturels et de profiter des avantages du logiciel de gestion.
- Le Fonds global pour les femmes a mis à jour son logiciel avec une nouvelle version personnalisée, un système plus adaptable basé sur l'apprentissage de cette collaboration et les fonds reçus.
- Expanded Peer Support and Customization
- Les fonds ont acquis la capacité de personnaliser les bases de données grâce au soutien des pairs et à l'aide technique, ce qui a permis une meilleure analyse des données. Ce changement a permis au personnel de se concentrer sur des tâches stratégiques plutôt qu'administratives et d'approfondir les relations avec les partenaires.
- Taso Foundation s'est attachée à utiliser la collaboration pour renforcer les relations et répondre aux préoccupations en matière de sécurité des données.
- Ukrainian Women’s Fund a tiré profit du partage des défis et de l'accès à des conseils de pairs adaptés aux pratiques de financement féministes.
- Transformation de l'état d'esprit et changement des pratiques
- Différents fonds ont partagé des stratégies visant à optimiser leur utilisation des bases de données - en soulignant l'importance d'aligner la culture organisationnelle sur les nouveaux outils - et à clarifier leurs propres besoins et capacités pour passer à des logiciels en cloud plus avancés pour l'octroi de subventions.
- Bulgarian Fund for Women a intégré la Base de données des fonds féministes à ses opérations, ce qui a permis d’améliorer de manière significative l’efficacité et la démocratisation des connaissances, et donné la possibilité au personnel de se concentrer sur les questions stratégiques.
Note: Tous les fonds n'ont pas été en mesure de participer à l'apprentissage et à la mise en œuvre au même niveau, en raison de difficultés internes liées à la rotation du personnel et aux capacités, et de difficultés externes liées à la recherche de consultant·es susceptibles de travailler avec les fonds dans leur contexte local
.
Enseignements pour les fonds pour les femmes et les autres fonds
1. Collaboration entre pairs
- Le travail avec des pairs, quelle que soit leur expertise en matière de technologies de l'information, conduit à un apprentissage partagé, à la résolution de problèmes et à une collaboration efficace. Les fonds se trouvant à des stades similaires de leur parcours dans la base de données peuvent partager leurs ressources, ce qui permet d'éviter les doublons et de garantir la pertinence des conseils.
2. Flexibilité des ressources
- La réussite d'un projet informatique dépend de l'allocation d'un temps de travail suffisant, de la prise en charge des coûts techniques et de l'accès à des conseils d'experts. La collaboration devrait également être soutenue par une personne assurant la coordination, afin de maintenir le projet sur la bonne voie.
3. Générosité et flexibilité
- Pour qu'une collaboration soit fructueuse, le groupe devrait allouer des ressources en fonction des besoins et ajuster les plans de travail en fonction des fluctuations des capacités organisationnelles.
4. Réunions régulières
- Des réunions régulières favorisent l'élan, et garantissent le traitement des questions techniques et la réalisation de progrès dans un esprit de collaboration.
5. Des Plans de travail flexibles
- Workplans must be flexible enough to accommodate different organizational rhythms and ensure constructive discussions.
6. Expertise interne et collaboration avec les pairs
- L'expertise interne est cruciale pour répondre aux besoins spécifiques liés à l'octroi de subventions féministes. L'accès à des personnes expertes en interne, comme le personnel du Fonds global pour les femmes, s'est avéré inestimable, en particulier pour les petits fonds.
7.La personnalisation demande du temps
- La personnalisation d'une base de données comme celles des fonds féministes nécessite une mise en œuvre progressive. Les équipes ont besoin de temps pour apprendre les capacités de la base de données, formuler leurs besoins et ajuster leurs attentes pour tenir compte des retards.
8. Changements d'état d'esprit
- L'évolution des mentalités et des pratiques organisationnelles est cruciale pour tirer parti des nouveaux systèmes. Les stratégies visant à obtenir l'adhésion du personnel réticent comprennent la démonstration des avantages du système, l'adoption progressive du système et la promotion du soutien par les pairs pour guider le personnel moins averti en matière de technologie.
9. Préoccupations en matière de sécurité
- La sécurité demeure un défi et requiert une innovation, des discussions et un apprentissage continus pour assurer la protection des données.
Leçons pour les donateurs
1.La flexibilité du financement en faveur des projets technologiques
- Les donateurs devraient comprendre que les projets informatiques peuvent connaître des retards et permettre ainsi une certaine flexibilité. Le financement devrait couvrir l'infrastructure, le personnel et l'accès à des conseils d'experts. Il est également essentiel de soutenir la rémunération des pairs-experts.
2. Financer la participation des personnes au service de la collaboration dans le domaine des technologies de l'information
- Les donateurs devraient s'assurer que les fonds allouent des ressources à la participation du personnel, investissent dans le renforcement des relations et financent la coordination et la facilitation des projets.
3. Soutien durable
- Un financement flexible et à long terme permet aux organisations de récupérer les investissements réalisés dans les projets technologiques. La perte d'un financement flexible peut diminuer l'impact et le potentiel de systèmes informatiques tels que la Base de Données des Fonds Féministes.
4. Financement des composantes de la collaboration
- Les donateurs devraient soutenir le travail de renforcement des relations, en particulier pour les réunions en face à face, car elles sont vitales pour des collaborations réussies. Le soutien en termes de traduction et d’interprétation est essentiel pour les groupes multilingues.
5.Tenir la distance
- Les fonds participants ont insisté sur le fait qu'il est essentiel de garantir une implication sur le long terme pour garantir le succès de projets informatiques complexes. Les changements de priorités des donateurs, tels que le retrait des financements flexibles pour l'égalité des genres, peuvent avoir un impact négatif sur les résultats des projets technologiques collaboratifs et réduire le retour sur investissement dans l'ensemble de l'écosystème.
Les collaborations entre fonds féministes, facilitées par le développement, la personnalisation et la mise en œuvre de systèmes de gestion des subventions tels que le progiciel de gestion des données de la Base de Données des Fonds Féministes (FFDB), ont considérablement amélioré les processus d'octroi de subventions et créé un espace d'apprentissage mutuel. Le succès de cet effort souligne l'importance de la collaboration entre pairs, de la flexibilité des ressources flexibles et d'un engagement à long terme pour parvenir à un renforcement opérationnel axé sur les technologies de l'information. En accordant des subventions dans ces domaines, les donateurs peuvent améliorer l'efficacité des fonds féministes, ce qui leur permet de mieux servir les mouvements et de maintenir l'impact à long terme de leur travail.