Question clé : Comment pouvons-nous optimiser notre base de données afin qu’elle soutienne des processus organisationnels efficaces et réponde à nos besoins ?
Au fur et à mesure que les fonds pour les femmes se développent, ils ont besoin de meilleures méthodes de collecte et de gestion des données, au-delà de ce que propose Excel. Salesforce peut améliorer les processus et la gestion des données, mais exige beaucoup d’efforts, de temps et d’engagement. Ce groupe, qui a l'expérience de Salesforce, travaille ensemble pour affiner ses systèmes, partager ses observations et faire progresser le changement culturel en vue d'une utilisation complète de Salesforce.
Membres de la collaboration:
Inspiration
Each fund in this group is at a different stage of Salesforce adoption for data management. They face challenges in optimizing their processes and systems, often grappling with whether their Salesforce setup is optimal. Many have only migrated part of their data, leading to inefficiencies due to unlinked data and lack of integration across systems.
The funds also recognize the need for a cultural shift to ensure Salesforce is used daily by all staff. This transition requires a user-friendly system, clear understanding of its benefits, and adequate support.
Le processus
L'objectif est de parvenir à un changement tant culturel que technologique dans le cadre duquel Salesforce prend en charge des processus organisationnels efficaces. La collaboration vise trois séries d’objectifs principaux :
- Au niveau des fonds : Améliorer la plateforme et les processus Salesforce pour chaque fonds. Chaque fonds améliorera son utilisation de Salesforce selon ses besoins internes et les enseignements tirés de la collaboration.
- Au niveau de la collaboration : Apprendre des autres fonds pour les femmes les meilleures pratiques et les améliorations pouvant être apportées. Des facilitatrices externes animeront une communauté d'apprentissage afin de soutenir les deux groupes.
- Au niveau du Réseau Prospera : Aider les autres fonds à améliorer leurs processus Salesforce. Cela implique la mise à jour du pack FFDB, le partage de démonstrations et de vidéos Salesforce, le développement de supports de connaissances et la création d'un groupe de consultant·es qualifié·es pour travailler avec les fonds féministes et Salesforce.
Modalités de travail
- Dans le cadre de cette collaboration, chaque fonds travaille avec son propre consultant·e pour concevoir son système sur Salesforce.
- Chaque fonds pour les femmes mène son propre processus de personnalisation, en collaboration avec ses propres consultantes.
- Le Fonds mondial pour les femmes apportera ses conseils et son soutien à Fondo Semillas et à Ukrainian Women's Fund, ainsi qu'à tout autre fonds en ayant besoin.
- Les fonds interagissent et apprennent les uns des autres par le biais d'une plateforme collaborative.
À quoi ressemble le succès ?
- Grâce à la communauté d'apprentissage, les fonds ont traité des questions relatives aux processus et procédures d'octroi de subventions, apprenant les uns des autres et ajustant leurs pratiques en conséquence.
- L'apprentissage collectif, la collaboration permanente et le soutien mutuel ont permis d'approfondir la compréhension du travail de chacun et de renforcer les relations.
- À la fin de la collaboration, chaque fonds devrait se sentir à l'aise dans sa configuration Salesforce et ses personnalisations MEL, permettant ainsi :
- Une migration des informations nécessaires
- Une augmentation de l’utilisation de Salesforce par le personnel
- Une amélioration de l'aisance du personnel et de sa connaissance de Salesforce
- Une amélioration du déroulement des cycles d'octroi de subventions
- Un meilleur suivi et un meilleur partage des données relatives aux subventions individuelles et au portefeuille
- Une migration des informations nécessaires
- La solide expérience du groupe avec Salesforce se traduira également par des produits d'apprentissage concrets basés sur le parcours de chaque fonds.
Entre les lignes
Cette collaboration s’appuie sur les efforts précédents de Prospera et du Fonds Mondial pour les Femmes pour développer une Base de Données des Fonds Féministes (FFDB), un pack Salesforce open source. L'objectif est de mettre à niveau le FFDB et de l'adapter aux besoins de chaque fond. Le pack mis à jour et les produits d'apprentissage seront open source, disponibles pour d'autres fonds pour les femmes, et pourront inclure des webinaires ou des sessions de questions/réponses pour apporter un soutien supplémentaire.
L'initiative nécessite un mélange de compétences techniques liées à Salesforce et de familiarité avec les principes féministes. La collaboration permettra de renforcer les capacités du personnel et de mettre en place un pool de consultant·es expérimenté·es dans le travail avec les fonds féministes et Salesforce.